Spezialisiert auf Agenturen
Skalierbarer Umsatz & reibungslose Projekte dank KI gestützter, automatisierter Prozesse
Wir automatisieren dort, wo Agenturen das meiste Geld verlieren und die meiste Zeit verschwenden. Von der Lead-Bewertung über Angebote und Rechnungen bis hin zu Onboarding, Projekt-Setup, Reporting & Dokumentation. KI-gestützt, durchgängig, DSGVO & EU AI Act konform.
Und dein Team macht das, was es am besten kann: Sales & Fulfillment.
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Kein Lead geht mehr verloren
Jede Anfrage wird automatisch bewertet, priorisiert und ins CRM überführt. Follow-ups passieren zum richtigen Zeitpunkt. -
Angebote und Rechnungen in Minuten
Direkt nach dem Gespräch ist das Angebot beim Kunden. Bei Annahme geht die Rechnung automatisch raus. -
Onboarding und Projekt-Setup auf Knopfdruck
Sobald der Deal steht, wird das Kunden-Onboarding angestoßen und das Projekt mit Aufgaben, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten automatisch aufgesetzt. -
Projektstatus und Wissen immer verfügbar
Automatische Reports zeigen, wo jedes Projekt steht. Meetings werden ausgewertet und Wissen aus verschiedensten Quellen wird zur nutzbaren Wissensdatenbank.
Wie du täglich Umsatz & Zeit verbrennst, ohne es zu merken
Als Agentur mit wachsendem Kundenstamm verlierst du Umsatz oft an Stellen, die im Alltag untergehen. Leads kommen rein, werden nicht richtig qualifiziert oder vergessen.
Angebote entstehen unter Zeitdruck, enthalten Fehler oder gehen zu spät raus. Rechnungen werden übersehen oder fehlerhaft erstellt.
Nicht, weil du schlecht arbeitest, sondern weil klare Strukturen und automatisierte Abläufe fehlen.
Aber die Probleme enden nicht beim Vertragsabschluss. Neukunden warten auf ihr Onboarding, Projekte werden von Hand aufgesetzt, Statusabfragen kosten Meeting-Zeit und Wissen aus Gesprächen und Dokumenten versickert in Ordnern, die niemand öffnet.
Leads die nicht zu deinem Unternehmen passen
Anrufe bei nicht passenden Leads kosten dich und dein Team richtig viel Zeit und verhindern den Kontakt zu kaufbereiten Leads.
Warme Leads werden einfach vergessen
Leads die sich bei dir melden gehen in deiner E-Mail Inbox oder in einem CRM System unter und werden nicht abgeholt
Angebotserstellung unter Druck
Du schreibst Angebote zwischen Kundenterminen, oft unter Zeitdruck. Die Qualität leidet und Fehler schleichen sich ein.
Vergessene oder fehlerhafte Rechnungen
Rechnungen gehen fehlerhaft oder verspätet raus oder werden schlicht vergessen und dein Cashflow leidet unnötig.
Kunden-Onboarding auf Zuruf
Nach dem Abschluss beginnt das Chaos. Zugänge, Briefings und Kick-off-Infos werden manuell zusammengesucht oder vergessen. Der erste Eindruck leidet.
Projekte werden von Hand aufgesetzt
Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines werden für jedes Projekt neu zusammengetippt. Dabei schleichen sich Fehler ein und es kostet jedes Mal wertvolle Zeit.
Projektstatus muss man nachfragen
Wer wissen will, wo ein Projekt steht, muss Leute anschreiben, in Meetings nachfragen oder sich durch Tools klicken. Einheitliche, aktuelle Übersichten gibt es nicht.
Wissen aus Meetings und Dokumenten geht verloren
Besprochenes landet in Notizen, die niemand wiederfindet. Projektdokumentation liegt verstreut und wird nie systematisch nutzbar gemacht.
Die Konsequenz daraus?
Jeden Monat bleiben Abschlüsse liegen, laufen Projekte ineffizient und du verbrennst Umsatz & Zeit, weil
- Leads im CRM untergehen oder einfach nicht zu dir passen
- Angebote fehlerhaft oder zu spät rausgehen
- Rechnungen fehlerhaft raus gehen oder vergessen werden
- Onboarding manuell und fehleranfällig abläuft
- Projekte jedes Mal von Hand aufgesetzt werden
- Projektstatus nur durch Nachfragen sichtbar wird
- Wissen aus Meetings und Dokumenten nicht genutzt wird
- Strukturen und Prozesse fehlen
Warum mehr Mitarbeiter dich nicht retten werden.
Viele Agenturen glauben, dass sie ihre Vertriebs- und Projektprobleme lösen können, indem sie mehr Mitarbeiter einstellen. Ein zweiter Vertriebler, eine Assistenz für die Angebote und Rechnungen, ein Projektmanager für das Onboarding, jemand der Statusberichte schreibt, jemand fürs Mahnwesen.
Die Annahme: Mehr Hände bedeuten mehr Kapazität und weniger verlorene Deals.
Warum das System kollabiert
Mehr Personal löst keine Prozessprobleme. Neue Mitarbeiter übernehmen dieselben ineffizienten Abläufe. Sie tippen Angebote genauso manuell, machen Fehler in Rechnungen und vergessen Follow-ups genauso oft.
Der eigentliche Fehler liegt daran, dass der Vertriebsprozess nie als durchgängiges System gedacht wurde.
Die wahre Ursache: Isolierte Insel-Lösungen
Leads
sammeln
LÜCKE
Leads
bewerten
LÜCKE
Lead
Follow-ups
LÜCKE
Angebot
erstellen
LÜCKE
Rechnung
versenden
Hier endet bei den meisten Agenturen, die schon Automationen nutzen, die Automatisierung – und genau hier beginnen die nächsten Probleme.
Kunden-
Onboarding
LÜCKE
Projekt
aufsetzen
LÜCKE
Status &
Reporting
LÜCKE
Wissen
sichern
Das wahre Problem: Dein Vertrieb und dein Projektmanagement bestehen aus Einzelschritten, die nicht miteinander verbunden sind. Die meisten Agenturen automatisieren – wenn überhaupt – nur bis zum Vertragsabschluss.
Danach wird wieder alles manuell: Onboarding auf Zuruf, Projekte von Hand aufgesetzt, Statusabfragen per Nachricht und Wissen aus Meetings, das niemand wiederfindet.
Durch die entstehenden Lücken ist dein Team beschäftigt, aber nicht produktiv.
Was fehlt, ist ein durchgängiger Prozess.
Der Ausweg: Ein durchgängiges Ökosystem
Ein klarer 5-stufiger Prozess, der dein Unternehmen von Unklarheit zu stabilen Abläufen führt.
1. Gemeinsam Verständnis schaffen
Wir schaffen ein klares Bild deiner aktuellen Abläufe, Unsicherheiten und Symptome im Alltag.
2. Prozesse analysieren und ordnen
Wir befreien bestehende Prozesse von unnötiger Komplexität und definieren ideale Abläufe.
3. Zielstruktur definieren
Wir entwerfen eine nachvollziehbare Struktur für Automatisierung und künftige Systemarchitektur – inklusive einer Bewertung, wo regulatorische Anforderungen aus DSGVO und EU AI Act relevant werden.
4. Technische Umsetzung vorbereiten
Wir wählen passende Lösungen aus und planen, wo KI sinnvoll ist. Wir stellen sicher, dass jede Lösung den regulatorischen Rahmen einhält.
5. Einführung und Stabilisierung
Das System wird in deinen Alltag integriert, getestet und angepasst, bis es verlässlich funktioniert.
Verwende deine dir bekannten Tools weiter
und eliminiere Kosten von Tools, die du durch uns nicht mehr brauchst.
Vom Engpass zum Wachstumstreiber
Wenn Leads im CRM versauern, Angebote zu lange benötigen, Kunden Rechnungen hinterherlaufen oder nach dem Abschluss Onboarding, Projektaufbau und Dokumentation zum nächsten Engpass werden, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für deine Automatisierung!
- Kein Lead geht mehr verloren!
- Angebote in Minuten!
- Automatische Rechnungen!
- Zeitnahe Zahlungen!
- Onboarding auf Knopfdruck!
- Projekte strukturiert vom Start!
- Automatische Statusberichte!
- Wissen, das sich selbst organisiert!
Wer wir sind
Wir helfen Agenturen, weil wir deren Alltag sehr gut kennen.
Seit 2007 bauen wir Software, Schnittstellen und digitale Lösungen. Wir waren jahrelang die technischen Umsetzer im Hintergrund. Technisch stark, zuverlässig, aber immer nah dran an den internen Abläufen unserer Kunden. Dabei haben wir immer wieder gesehen, wie unsere Kunden intern kämpfen. Leads wurden händisch sortiert, Angebote unter Zeitdruck erstellt, Rechnungen manuell geschrieben. Viel Arbeit, wenig Ruhe, kaum echte Skalierung.
Wir wussten dass das auch anders geht.
Also haben wir angefangen, zuerst bei uns selbst aufzuräumen. Wir haben Prozesse hinterfragt, Systeme verbunden, Automatisierung gebaut. Anfangs holprig mit Fehlern und Rückschritten, später stabiler, strukturierter und deutlich entspannter.
Mit der Zeit wurde uns klar, dass wir nicht einfach Automation bauen wollen.
Wir wollen Agenturen helfen, aus diesem dauerhaften Reaktionsmodus rauszukommen. Weg von manuellen Abläufen hin zu klaren, durchgängigen Systemen, die im Hintergrund zuverlässig arbeiten.
Wir helfen Agenturen, weil wir genau wissen, wie es sich anfühlt, ständig beschäftigt zu sein und trotzdem nicht voranzukommen. Weil wir überzeugt sind, dass saubere Prozesse und sinnvolle Automatisierung genau dort den größten Hebel haben.
Das macht uns im Vergleich zu anderen aus
Andere Agenturen
- Start direkt mit Tools und Technik ohne saubere Prozessanalyse.
- Automatisieren bestehendes Chaos und machen es nur schlimmer.
- KI wird als Feature verkauft, nicht als sinnvoll eingebettetes Werkzeug.
- Viele Insel Lösungen zwischen CRM, E Mail, Angeboten und Rechnungen.
- Abhängigkeit von neuen Tools statt Nutzung bestehender Systeme.
- Technisch funktionierende Automationen, aber im Alltag schwer nutzbar.
- Kein klarer Umgang mit DSGVO und EU AI Act. Automatisierung wird gebaut, ohne regulatorische Risiken zu prüfen.
Evolution Codes
- Klare Analyse der aktuellen Abläufe vor jeder technischen Umsetzung.
- Prozesse werden zuerst vereinfacht und strukturiert, dann automatisiert.
- KI wird nur dort eingesetzt, wo sie echten Nutzen bringt.
- Tiefes Verständnis für Agenturen durch eigene Erfahrung seit 2007.
- Einführung, Tests und Stabilisierung bis es wirklich läuft.
- Ziel ist Entlastung, Skalierbarkeit und messbar mehr Abschlüsse.
- Schneller, dauerhafter Support und feste Ansprechpartner.
- DSGVO und EU AI Act von Anfang an mitgedacht. Jede Automatisierung wird auf Konformität und Risiko geprüft, bevor sie live geht.
Hast du noch weitere Fragen?
Wie helfen automatisierte Sales-Prozesse meiner Agentur dabei, keine Leads mehr zu verlieren und den Umsatz skalierbar zu steigern?
Automatisierte Sales-Prozesse sorgen dafür, dass jeder Lead systematisch erfasst, weiterverarbeitet und zum richtigen Zeitpunkt wieder angesprochen wird, statt in einem unübersichtlichen Ordner oder vergessenen Postfach zu verschwinden.
Methoden wie automatisches Lead-Routing, Follow-up-Erinnerungen und systematische Lead-Bewertungen stellen sicher, dass qualifizierte Kontakte sofort in deinem Sales System landen und nicht unbemerkt versickern. Dadurch sind die Chancen, dass vielversprechende Leads durch manuelle Fehler oder vergessene Schritte verlorengehen sehr gering, und die Nachverfolgung wird verlässlich und konsistent, auch wenn mehrere Kampagnen oder Kanäle gleichzeitig laufen.
Weil dadurch weniger Leads unbemerkt verpuffen, kannst du mehr potenzielle Kunden gezielt durch deinen Sales Funnel führen und besser priorisieren, welche Kontakte am vielversprechendsten sind. Das führt dazu, dass dein Team effizienter und schneller verkauft, Abschlussraten steigen und du kannst deinen Umsatz skalierbar entwickeln, ohne proportional mehr Personal einzusetzen.
Verliere ich durch Automatisierung die Kontrolle über meinen Sales-Prozess?
Nein ganz und gar nicht. KI gestützte Automatisierung bedeutet nicht, dass du den Sales-Prozess abgibst oder die Kontrolle verlierst. Sie unterstützt dich dort, wo Routine und Systematik wichtig sind und lässt gleichzeitig die entscheidenden strategischen Schritte bewusst beim Menschen.
KI gestützte Automatisierungen übernehmen vor allem wiederkehrende Aufgaben, damit diese verlässlich und korrekt ablaufen. Sie sorgen zum Beispiel dafür, dass keine Leads vergessen werden, dass Leads angereichert und bewertet werden und so passender für deinem Sales-Prozess sind, dass Angebote automatisch erstellt werden, dass Rechnungen automatisch erstellt werden und dass Zahlungseingänge automatisch verfolgt werden.
Durch diese KI gestützten Automatisierungsmöglichkeiten entstehen weniger Fehler und es werden weniger Dinge vergessen.
Muss ich bestehende Tools ersetzen oder können sie weiter genutzt werden?
Bestehende Tools können weiter genutzt werden. Solange bestehende Tools eine öffentliche Schnittstelle haben, können wir die Sales-Prozesse dort anbinden. Heutzutage haben aber die meisten Tools eine öffentliche Schnittstelle.
Du musst also nicht alles ersetzen, wenn du mit KI gestüzten Sales-Automatisierungen startest. Das Ziel ist nicht, deine bestehende Tool-Landschaft über den Haufen zu werfen, sondern sie smarter miteinander zu verbinden und gezielt zu ergänzen.
KI gestützte Automatisierung ergänzt und integriert sich in deine bestehenden Prozesse. Du nutzt weiter, was bereits gut funktioniert und verbesserst dort, wo es bisher Reibungsverlusten gibt.
Wie schnell sehe ich erste Ergebnisse nach der Einführung von Automatisierungen?
Du musst nicht Monate warten bis sich etwas bewegt.
Bei gut geplanten KI gestützten Automatisierungen zeigt sich der Effekt oft sehr früh. Schon innerhalb der ersten Wochen, weil wiederkehrende Aufgaben zuverlässig und ohne Verzögerung abgearbeitet werden.
So werden zum Beispiel die automatische Lead-Generierung und die Follow-up-Versendung sofort ausgelöst, was die Reaktionszeit verkürzt und erste Lücken in der Nachverfolgung sofort schließt.
Viele Teams berichten, dass Produktivitätsgewinne direkt nach dem Go-Life spürbar sind, weil weniger manuelle Arbeit anfällt und mehr Zeit für Verkaufsgespräche bleibt.
Hilft Automatisierung auch beim skalierbaren Wachstum meiner Agentur?
Ja! KI gestützte Automatisierung ist einer der Hebel, der Wachstum ohne proportionale Mehrkosten ermöglicht. Sie sorgt dafür, dass wiederkehrende Aufgaben wie zum Beispiel Lead-Erfassung, Follow-ups oder Datenpflege automatisiert ablaufen. Das bedeutet, dass du zum Beispiel mehr Leads und Kontakte gleichzeitig verarbeiten kannst, ohne sofort zusätzliche Mitarbeiter einzustellen und ohne, dass die Qualität der Bearbeitung sinkt.
Mit KI gestützten Automatisierungen werden wir deine Sales-Prozesse außerdem konstanter, fehlerfreier und transparenter machen. Daten sind sauber und aktuell, Prioritäten klar und Abläufe standardisiert. Das schafft eine Grundlage auf der du schnell reagieren, mehr Chancen nutzen und deine Ergebnisse zuverlässig messen kannst Ein entscheidender Schritt für das Wachstum deiner Agentur.
Wie schaut es aus mit Nachhaltigkeit bei KI gestützten Automatisierungen im Sales-Prozess aus?
Nachhaltigkeit im Sales-Kontext bedeutet nicht nur “Grün-Denken”, sondern vor allem effizient und ressourcenschonend arbeiten ohne Verschwendung von Zeit, Energie oder Potential. KI gestützte Automatisierung kann hier aktiv unterstützen, indem sie manuelle Aufwände reduziert, menschliche Fehler minimiert und Daten-Workflows effizient macht.
Durch diese Effizienzgewinne wird nicht nur deine Sales-Performance besser, sondern auch der operative Aufwand, was sich langfristig positiv auf die Nachhaltigkeit deiner Organisation auswirkt.
Hilft Automatisierung auch nach dem Vertragsabschluss – also im laufenden Projekt?
Ja, und genau dort entsteht oft der größte versteckte Zeitfresser. Nach dem Abschluss beginnt für viele Agenturen die eigentliche Arbeit: Onboarding vorbereiten, Projekte anlegen, Aufgaben verteilen, Statusberichte erstellen und Wissen aus Meetings und Dokumenten festhalten.
KI-gestützte Automatisierung sorgt dafür, dass das Kunden-Onboarding automatisch angestoßen wird, Projekte mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten direkt aus Vorlagen entstehen, Statusberichte sich selbst generieren und Meetinginhalte automatisch transkribiert, ausgewertet und nutzbar gemacht werden.
So stellt dein Team sicher, dass nach dem Abschluss nichts liegen bleibt und die Qualität gegenüber deinen Kunden von Anfang an stimmt.
Ist die KI gestützte Automatisierung DSGVO-konform und was ist mit dem EU AI Act?
Ja. Wir prüfen bei jeder Automatisierung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und stellen sicher, dass die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden – von der Rechtsgrundlage bis zur Datenverarbeitung innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums.
Darüber hinaus berücksichtigen wir auch den EU AI Act. Konkret bedeutet das: Wir bewerten für jede KI-gestützte Automatisierung das Risikolevel und dokumentieren, welche Maßnahmen getroffen werden, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. So bist du nicht nur heute konform, sondern auch vorbereitet auf das, was regulatorisch noch kommt.
Wir setzen bevorzugt auf Dienste aus Europa / dem Europäischem Wirtschaftsraum und Deutschland und achten darauf, dass Daten dort verarbeitet werden, wo der rechtliche Rahmen es verlangt.