Bild KI generiert
Wiederkehrende Arbeit läuft von allein. Wir planen sie an deinem Prozess, überwachen sie im Betrieb und lassen einen Menschen dort entscheiden, wo es zählt.
Automatisierungen
Wiederkehrende Arbeit fällt im Alltag nicht auf. Da ist der Monatsbericht, den jemand aus vier Exporten zusammenbaut. Da sind die Zahlungserinnerungen, die am Freitag von Hand rausgehen, und die Stunden aus der Zeiterfassung, die jemand am Monatsende exportiert, bereinigt, pro Kunde summiert und in die Rechnungsstellung überträgt. Dazu kommen die Eingangsrechnungen, die jemand abtippt, prüft und ablegt. Einzeln sind das Minuten. Zusammengezählt sind es Tage im Monat, und sie hängen an Personen, die genau wissen, wie es geht. Wächst das Unternehmen, wächst diese Arbeit mit. Also wird weiteres Personal eingestellt, oder es bleibt liegen.
Genau diese Stellen nehmen wir uns vor und bauen sie so, dass sie ohne Zutun laufen, entweder zum festen Zeitpunkt, bei einem Ereignis oder auf Knopfdruck. Dein Team sieht dann nur noch, was eine Entscheidung braucht. Der Rest ist erledigt, bevor jemand danach fragt.
Welches Werkzeug dahinter steckt, entscheiden wir am Fall und nicht am Lieblingstool. Was du bekommst, bleibt dabei immer dasselbe. Du bekommst einen Ablauf, der überwacht läuft und sich meldet, wenn etwas nicht passt. Und er gehört dir.
Sechs Beispiele aus dem Mittelstand. Vollständig ist die Liste nicht, der Auslöser ist aber immer derselbe. Irgendjemand macht dieselbe Arbeit immer wieder von Hand.
Daten wandern von einem System ins andere, ohne Export und ohne Abtippen. Dabei werden sie ins Zielformat gebracht, zusammengefasst oder nach deinen Regeln ausgewertet. Was in einem System entsteht, steht danach im nächsten, ohne dass jemand eine Tabelle kopiert.
Der Bericht, der jeden Montag fällig ist, entsteht am Sonntagabend von allein und liegt am Morgen dort, wo er gebraucht wird, etwa im Postfach, im Chat oder in der Ablage.
Rechnungen gehen nach deinen Regeln raus, offene Posten werden erinnert, und Eskalationen landen bei einem Menschen.
Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Bewerbungen werden erkannt, ausgelesen, geprüft und am richtigen Ort abgelegt. Was nicht eindeutig ist, bekommt jemand zur manuellen Freigabe.
Anfragen werden sortiert, mit den passenden Daten aus deinen Systemen angereichert und mit einem Antwortentwurf an die richtige Person weitergegeben.
Abläufe mit mehreren Beteiligten, etwa Onboarding, Bestellfreigaben oder Auftragsübergaben, laufen Schritt für Schritt durch dein System. Reagiert jemand nicht, erinnert der Ablauf von selbst, damit nichts vergessen wird.
Viele Automatisierungen sterben nach ein paar Wochen. Das liegt selten am Werkzeug. Meist hat vorher niemand aufgeschrieben, wie der Ablauf wirklich funktioniert. Welche Sonderfälle es gibt, wer entscheidet, wenn etwas nicht passt, und was passieren soll, wenn ein Quellsystem gerade nicht antwortet.
Dann läuft der Ablauf beim ersten Sonderfall falsch durch oder bleibt stehen, und niemand merkt es, bis ein Kunde anruft. Danach macht jemand die Arbeit wieder von Hand, mit weniger Vertrauen als vorher.
Deshalb beginnen wir mit dem Prozess und nicht mit dem Werkzeug. Wir schauen zu, zählen nach, sammeln die Ausnahmen und legen fest, was automatisch laufen darf und was ein Mensch sehen muss. Gebaut wird erst danach.
Drei Phasen, jede mit einem Ergebnis, das du prüfen kannst, bevor die nächste beginnt.
Wir analysieren die Arbeitsschritte deines Teams und schreiben den Ablauf auf, mit allen Ausnahmen. Am Ende bekommst du eine Liste, was sich zu Automatisieren lohnt, was warten kann und was weiter von Hand erledigt wird.
Zuerst kommt der Regelfall, den dein Team ohnehin immer gleich erledigt. Ausnahmen gehen an einen Menschen. Bevor der erste echte Lauf startet, testen wir mit echten Fällen aus der Vergangenheit.
Nach dem Start überwachen wir jeden Lauf. Ändert sich dein Prozess, passen wir den Ablauf an, statt ihn neu zu bauen. Du bekommst Protokolle und weißt jederzeit, was gelaufen ist.
Egal, was sie tut und womit sie gebaut ist. Bevor eine Automatisierung bei dir in den Betrieb geht, erfüllt sie diese sechs Punkte.
Scheitert ein Lauf, bekommt jemand eine Nachricht mit dem Grund. Ein stiller Ausfall, der erst nach Wochen auffällt, ist damit ausgeschlossen.
Was nicht eindeutig ist, geht einen Menschen, statt falsch durchzulaufen. Entschieden wird nur dort, wo die Regel klar ist.
Gehen Daten an externe Stellen, eine Nachricht an einen Kunden oder ein Vertrag zur Unterschrift, ist an dieser Stelle eine Freigabe eingebaut. Du legst fest, wo das Vier-Augen-Prinzip gilt.
Was wann mit welchen Daten passiert ist, steht im Protokoll. Fragt ein Kunde oder sonst jemand nach, musst du nicht raten.
Ist ein System kurz nicht erreichbar, wird der Lauf wiederholt. Dabei geht keine Rechnung doppelt raus, und kein Datensatz wird zweimal angelegt.
Ablauf, Zugänge und Dokumentation liegen bei dir. Ein anderer Dienstleister oder deine eigene IT kann übernehmen, ohne bei null anzufangen.
Nicht jede Automatisierung braucht KI. Ein Rechnungslauf nach festen Regeln läuft ohne sie zuverlässiger, weil eine Regel jedes Mal dasselbe Ergebnis liefert.
KI setzen wir dort ein, wo Regeln nicht reichen. Das ist beim Lesen von Dokumenten der Fall, die jedes Mal anders aussehen, beim Sortieren von Anfragen in freiem Text oder beim Vorbereiten von Antwortentwürfen. Was die KI liefert, wird geprüft, bevor es etwas auslöst. Dafür gleichen wir es mit deinen Stammdaten und mit Plausibilitätsregeln ab, und an den entscheidenden Stellen schaut ein Mensch drauf.
Welche KI-Modelle wir dabei einsetzen und welche Daten sie sehen, legen wir vor dem Start schriftlich fest.
Datenschutz und Betrieb
Automatisierungen verarbeiten oft genau die Daten, die du am wenigsten aus der Hand geben willst, etwa Kundendaten, Rechnungen oder Personalunterlagen. Deshalb klären wir vor dem Start, welche Daten welchen Weg nehmen und welche Dienste beteiligt sind.
Der Betrieb läuft auf Servern in Deutschland oder der EU, bei uns oder auf deiner Infrastruktur. Externe Dienste kommen nur dazu, wenn es dafür einen Grund gibt, und dann mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).
Das ist der Normalfall. Wir bauen Abläufe aus Schritten, die sich einzeln anpassen lassen. Eine Prozessänderung bedeutet deshalb in der Regel eine Anpassung und keinen Neubau, und sie gehört im Betrieb zur Wartung.
Nicht zwingend. Zuerst prüfen wir, was mit den Systemen geht, die du schon hast. Ob am Ende eigener Code oder ein Workflow-Werkzeug besser passt, entscheiden wir am Fall und nicht nach Vorliebe. Was laufend an Kosten dazukommt, sagen wir dir vorher.
Jeder Ablauf meldet Fehler aktiv, per E-Mail oder in dem Kanal, den dein Team ohnehin nutzt. Dazu kommt ein Protokoll jedes Laufs. Beides zusammen verhindert stille Ausfälle.
Sie laufen nicht falsch durch. Alles, was die Regeln nicht eindeutig abdecken, landet bei einem Menschen. Mit der Zeit zeigt diese Liste außerdem, welche Sonderfälle so häufig sind, dass sich eine eigene Regel lohnt.
Als Faustregel dann, wenn jemand in deinem Unternehmen jede Woche mehrere Stunden mit demselben Ablauf verbringt oder wenn Fehler in diesem Ablauf teuer sind. Ob es sich rechnet, rechnen wir durch, bevor du dich entscheidest.
Ja. Ablauf, Zugänge und Dokumentation gehören dir. Wir arbeiten mit verbreiteten Werkzeugen und Sprachen und erklären deiner IT bei der Übergabe, wie alles zusammenhängt.
Nein. Viele Abläufe laufen mit festen Regeln zuverlässiger. KI kommt nur dort hinein, wo Regeln nicht reichen, etwa beim Lesen freier Texte. Ihre Ergebnisse werden geprüft, bevor sie etwas auslösen.
